给领导汇报工作的逻辑 在向领导汇报工作时,要用什么思维

网友提问:

向上级汇报工作的时候,运用的逻辑思维是什么?

优质回答:

这个世界上,能被称为法则的理论并不多,80/20法则就是其中之一。这个法则告诉我们,在任何一组东西中,最重要的只占约20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。

80/20法则可以被应用到很多事情上。

比如,很多人可能会有这样的经历:你有一个很重要的方案需要汇报,为了得到领导们的同意,你进行了充分的准备,PPT就做了几十页,里面有充分的说明和大量的数据,甚至原定20分钟的汇报时间被你延长到了45分钟。但是结果呢?这个方案并没有因为你“充分”的准备而获得通过。这真是够糟糕的。

80/20法则告诉我们,在那几十页的汇报PPT里面,只有20%的内容是重要的,换句话说,可能恰恰是你过多的“充分”准备导致了糟糕的结果。

如何找出众多信息中最重要的部分,又快又好的完成汇报,让方案获得通过,就是这本《极简思考——来自世界顶尖咨询公司的高效工作法》想要解决的问题。

《极简思考》的作者迈克?费廖洛(Mike Figliuolo ),毕业于西点军校,曾任职于麦肯锡咨询公司,后来又创办了自己的公司。这样的经历使作者深刻的理解了麦肯锡的思考方式,并将其熟练的运用到了其他领域。

《极简思考》提出的“结构化思维过程”,向我们介绍了如何正确传递信息,而不是如何传递所有的信息,其中简化信息的能力和选择最重要事例的能力是这一方法的核心。一共分为9步:定义问题——提出核心建议—— 搭建框架——创建故事—— 选择重要事例——证明或推翻假设—— 整合信息—— 分享想法。这里面应用到了很多世界顶尖咨询公司成熟的思维方式,让我们从思考到表达都变得极简了起来。

一、假设+触动点+验证,让内容极简

麦肯锡经典的解决问题思路就是:

首先明确问题,分析原因——然后提出假设,验证假设——最后推导出解决方案。

“先做假设,再验证”,是咨询式思维方式中最重要的特征之一。

上面九步结构化思维过程中,第二步“提出核心建议”就包括“假设”+“触动点”——一个容易理解的假设和一个对利益相关人有价值的触动点——两个方面。其中”假设“指的是”我们要做什么?“,“触动点”指的是“我们为什么要这么做?”

比如:

我们应该进入欧洲市场,公司会因此增加X百万的销售额和Y%的市场占有率。

这部分通过假设得出的结论,是方案中最重要的核心建议,其他部分内容的存在只是为了让核心建议更有说服力。

紧接着,我们还需要对假设加以验证。这里有两点需要注意:

1.证实性偏见

我们会不自觉的倾向于去寻找或分析那些可以验证假设的信息,最终导致方案存在缺陷,说服力下降;

2.分析麻痹

论据的列举也要极简,做一定的分析举例会增强说服力,然而过多的数据反而会造成方案冗长失去重点。

既不能有证实性偏见,也不要分析麻痹,只有客观、中立、有重点的证明过程才会更有效果。

“假设+触动点+验证”是整个方案的核心,也就是那20%,如果只给你30秒的时间用来完成方案介绍(即“30秒电梯游说”实验),你最好的选择就是,只说这三点。

比如:“我们建议贵公司使用我们的系统(假设),该系统可以将公司的销售额提高30%(触动点),过去的三年里,我们已经成功的帮助X公司、Y公司、Z公司等实现了这一目标(验证)”

抓住了方案的核心,方案的内容就会变得极简起来。

二、使用框架,让表达极简

结构化思维的第3步“搭建框架”,是为了使用对方听得懂的方式来证明核心观点。

千万不要“重复发明轮子”,在咨询行业早已经总结出了很多成熟的框架——比如探讨市场战略时的“3C”框架、评估组织时的“7S”框架、分析问题时的“逻辑树”框架等等——我们只需要选择使用就好。

汇报方案中的框架,都是从核心建议开始构建的,一般自上而下进行。

常用的方案框架只有两种:层形结构和列形结构。

层形结构从背景知识开始介绍(如下图),这一部分对于不熟悉该领域的沟通对象很重要,如果对方对方案存有抵触心理,那么接下来的形势变化部分是说服对方的关键。

如果对方对于方案主题已经有所了解——比如说,向你的老板汇报方案的时候——那么列形结构就很适合。列形结构绕开了背景和形势,直接介绍方案本身,使得沟通更加高效。

三、故事思维,让沟通极简

当我们有了核心建议,又使用框架进行了有效性验证,接下来,我们终于可以写汇报大纲了。我们人类天生就对故事有着很强的接收能力,按照故事思维将核心观点介绍出来会让沟通变得更简洁。

层形结构的框架,很容易变成一个常见的故事架构,而且是正序,包含起因——经过——结果。

比如:“从前……(起因/背景介绍)。然后,……(经过/形势变化)。最后,……(结果/核心建议)”

如果你选择的是列形结构,那么就去讲一个倒叙的故事,先讲结果(核心建议),然后再去介绍起因和经过。

这里需要注意的是,使用故事思维并不是让我们真的去讲一个生(繁)动(琐)的故事,我们是在做方案汇报,不是在写小说。我们需要做的只是按照讲故事的逻辑,把方案说的更容易理解而已。所以,如果可能的话,忽略些细节,使用些短句子,努力让叙述简练再简练。

最后,很多人会觉得《极简思考》提出的“结构化思维过程”一共有9个步骤,太过复杂了。然而,当我们理解了这9个步骤背后的咨询公司式逻辑,抓住了“假设验证、搭建框架、故事思维”这些核心要点,你会发现,它让我们复杂的思维变得简单而清晰,让我们的表达变得简洁易懂。

《极简思考》这本书让我知道了,汇报方案能否通过,和PPT页数的多少没什么关系,使用既有框架抓住关键点,才是正途。不多说了,我现在就去把我那40页的ppt,极简成10页,祝我好运吧。

其他网友回答

你要去领导办公室汇报工作,有好几件事情都要跟领导进行说明,但领导很忙,只能给你30分钟的汇报时间,你该如何对你的工作进行汇报呢?

上面说到的情境在现实职场是真实存在的,如果你只有一件事情需要汇报,最有的汇报方式当然是先说结论后说过程,但有两件或者是三件事情以上时,难度就加大了。这个时候很是考验你的逻辑思维以及语言表达能力,掌握以下技巧会助力你做好汇报。

1、分事情进行汇报

好多事情汇报,对有关联性的工作可以并联起来进行汇报,但对于没有办法并联的事情,就要按照重要顺序,一件事情说清楚之后再进行另外一件事情的汇报。这样才不会给领导造成一种思维混乱,不影响领导的决策思路。

2、先简单后复杂

汇报工作,先把容易完成的事情跟领导进行汇报,再把更多的时间用于汇报复杂的事情。避免先汇报复杂的耽误很多时间,造成下面好多事情没有时间跟领导去说明。

3、先坏事后好事

如果先说好的事情,后说不好的事情,那事情到最后就会变成不好;先说不好的事情,后说好的事情最后也许都会变好。前面说到的哪个先哪个后,要根据领导的心情而决定。如果今天领导心情好,那就先说好的事情再说不好的事情;如果领导今天心情不好,那就先说不好的再说好的事情。这样安排是为了让领导在听你汇报时不产生烦恼、生气的心情,因为领导的心情会影响到事情最后的决策,想让事情又更好的决策,就要学会根据领导的状态去汇报工作。

另外,就是在跟领导汇报工作时,要用数据化的语言,如第一、第二、第三这样的语句进行说明,这样能让领导更快的理解内容。

汇报完成要把领导对事情的决策重新进行复述一遍,保持跟领导的思维一致性。

俊达Junda

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